あなたのやり方では無理!仕事を効率化する5つのテクニック

      2015/04/11

note毎日毎日残業に追われる毎日。積み上げられる仕事。

目の前に見える仕事から手を付けては、「まだあれやってないの?」とか小言が飛んでくる毎日。

そんな毎日から脱却して、定時で帰るための仕事効率化テクニックです。

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1.プライオリティを決める

これ最重要。上司に仕事を振られたら、どのくらい重要かをきちんと聞いておく。

そして、今やっている仕事と、どっちを優先するべきか判断を仰ぎ、後ろに使えている仕事の含めて、こなす順番を決めよう。

これをやらないと、周りは当たり前のように「今日中ね!」を連呼してくる。

お前の1日はどんだけ長いんだよ。

2.最初のスケジュールは自分のできる6割の力で組む

100%力を出し切ったらできる、というスケジュールは破綻のもと。

今までどれだけイレギュラーな仕事を振られたか思い出してください。もうぼろぼろあるでしょう。

それが来ることを想定するなら、余力を残しておくために、最初の段階で100%の力でスケジュールを組んではいけないのです。

3.無理なものは無理とはっきり伝える

考えるな。感じろ。

無理ですよー。相手は感じ取ってなんかくれません。だって困るのはあなたであって、上司ではないのですから。

しかたがないので、こちらがちゃんと口で言って、考えさせるんです。

ただし、こちらも「出来ません、無理です」だけでは相手も納得しません。どうしたら出来るかを提示する必要があります。

大体はクオリティを落とすことになります。いわゆる「最低限」というやつです。もしくはどこまでならできる、というように抜粋してもいいです。

4.他部署から直接頼みごとに来た話は、上司に投げる

よくいます、こういう人。上司を通すと自分の意見が通らなくなるからって、そのラインをすっ飛ばして直接頼みごとしてくる他部署の人。

しかし、これを受けてしまうと、部内で決めたスケジュールと違うラインで今後仕事が入ってくる可能性が出てきてしまいます。

これもまた、スケジュールが破たんする要因の一つです。

それを防止するためには、まずは直接持ってこられた仕事も上司に一度投げましょう。そのうえでスケジュールに組み込むのです。

場合によってはこの流れを踏もうとするだけで「ならいいや」って帰っていく人もいます。

その程度の話なら振ってくんじゃねぇ。

5.その日の終わりに、次の日やらなければならないことをノートに書きだしておく

やることをメモったりしている人は多いとは思います。

しかし、やることを細分化してメモってる人はそんなに多くない印象です。

例えば、新製品発売に伴う業務に関して、「新製品リリース準備を何時までにやる」とかはあっても「チラシは何時まで、webは何時まで、プレスリリースを何時まで」というようにしてない人が多い・・・

だから最後に「あー、チラシ忘れてた」とかになったりするんです。

あと、web上で管理してたり、excelで管理してたりすると、まーこれを見ない見ない。よって、これも忘れます。

全部把握は忘れる元なので、毎回次の日にやることを書きだしておきます。

細分化することで、必要な時間も予測しやすくなります。

ということは飛び込みの仕事にも対応しやすくなります。

予測がおおざっぱだと、「あーやりますよー」と言ってみたものの、「あれ、スゲー時間食ってんじゃんこれ」みたいなことになります。

最後に:もうすでに仕事山積みの人はどうしたらいいのか

3と4から始めてください。仕事を受ける量をまず減らします。その間にがりがり今ある仕事をこなしてください。

ある程度仕事が減り、まともなスケジュールが組めるようになったら、残りの1、2を実行します。

5については常に実行しましょう。

これであなたの地獄の日々は終焉を迎えられるハズですよ

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