転職・就活メールはこう書く!メールで悩まないための8つの基本事項

      2017/05/01

メールあなたのメールは、本当に失礼が無いメールに仕上がってますか? あなたの常識がみんなの常識だと勘違いしてはいませんか?

私もたまに求人応募してきた人のメールとか見ますけど、まれに「えっ?」っていうのもあります。

こっちとしてはそれはそれで面白いんですけどねw

相手企業にそんなふうに笑われない、失礼にならないための転職・就活メールの書き方をまとめました。

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8つの転職・就活メールマナー

1.転職・就活メールの件名の書き方

「分かりやすく」がイチバンです。事務的でいいです。 逆に何か言葉を加えようとすると、一気に迷惑メールっぽくなって、相手が困るというか、最悪捨てられます。

【中途採用に関しまして】

とかで十分です。

しかし、大概会社の募集要項に「タイトルはこうしてください」って書いてあったりしますので、それに従ってください。

そしてもう一つ。相手企業からのメールは、返信で返してください。

Re:【中途採用に関しまして】

ってやつです。

「Re:」ってやり取りしてますっていう証拠でもあるので、相手企業はこれが無いと、どれが対応した物なのかわからなくなります。

 2.転職・就活メールの本文は改行などを使って読みやすく簡潔にまとめる

本文の内容は、

宛先
自分を名乗る
要件
締め
署名

この流れで書いてください。

そして適度に改行を入れて読みやすくするよう心掛ける。

どうしてもまとまらなければ、箇条書きもありです。 箇条書きほど見やすいものはないです。

面接日時の確認や、質問事項が複数ある時などは特に箇条書きは有効ですね。

細かいですけど、宛先に相手企業を書くときに、株式会社を(株)とか略さないように。あとは後株(○○株式会社)か前株(株式会社○○)かとか。 地味にそういうの見てます。

あ、例いります?ちょっとだけですよ?

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
○○株式会社△△部
斎藤 一様

突然のメールで失礼いたします。
私、相楽 左之助と申します。

貴社ホームページにて、中途採用の情報を拝見いたしました。
是非貴社にて、今までの経験を活かしたいと思い、応募させていただきました。

一度、面接の機会を頂けましたら幸いです。 よろしくお願いいたします。

署名(後述)
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

名前は適当ですよ。るろ剣が頭をよぎっただけですw

それはさておき、たぶん自分で作るとこんなんです。 自分で作る中でも簡単な部類です。 後述の項目と合わせて、自分なりに肉付けしてってくださいね。

もちろん、この程度で送る時もあるんですが・・・。

 3.2回目以降のやりとり

返信した内容は消さないでください。

> この度は面接のお時間を頂き
> 誠にありがとうございます。

みたいな左に「> 」ってついてるやつです。

消すのがマナーなのか、消さないのがマナーなのか、メールに慣れていないと分からないですよね。
メールというのは、いわゆる「履歴」なので、1つのメールで今までどんなやり取りがあったかを確認できるようにするため、消さないのがマナーなのです。

4.機種依存文字はつかうな

場合によっては文字化けします。だから使わないように!

顔文字ももちろんNG。「それではよろしくお願いいたします^^」とか顔文字界で一番簡素なものでもダメ。 あなたが相手にしているのは企業です。お仕事で付き合う相手にこんなメール送れますか?

でしょ?無理でしょ?

5.署名を入れる

=========================
佐藤 太郎
mail:abcd@efg.com
tel:123-456-7890
=========================

こんなやつを最後につけましょう。簡単でいいです。学生なら最初に学校学部を付け加えて。

枠はシンプルで。キラキラとか嫌われます。決まり文句の「学生気分が抜けてない」ってやつです。

 6.返信は24時間以内

これは守ってください。1日1回メールチェックしてれば出来るはず。 ルーズな人は好まれないのは火を見るよりも明らかです。
もし、どうしても遅くなってしまうのであれば、簡単でもいいのでその旨を先に連絡すること。

7.メールのやり取りはPCで

携帯電話だと受け取れないメールとかありますよね。トラブルを防ぐためにもPCをお勧めします。 どうしても携帯で受け取りたい人は、PCから転送設定をするなどで対応してくださいね。

8.添付ファイルに気を付ける

貼り忘れはもちろん、サイズも気にしてください。 会社によって、メールで受け取れるファイルの最大サイズが違います。 特に作品提出を必要とするような職種を希望する場合は要注意です。

募集要項に、データの送り方を記載してある場合もありますが、そういった記載が無い場合は、いきなり送らずに、送付方法を確認するといいです。

転職・就活メール番外編

人間味を入れてみよう

本文に人間味を入れてみましょう。

一番最初であれば「以前から御社のサイトを拝見させていただいており、今の自分のスキルを是非御社で発揮してみたいと思っておりました。」とか。

面接の日取りが決まったら「直接お会いしてお話が伺えるのを楽しみにしております。」とか。

親近感がわくので、面接の時も多少なごやかにできます。 あ、緊張するのは、あなただけでなく、実は面接官も同じであることをお忘れなく・・・

就活・転職に使うメールアドレス

相当ぶっとんんだアドレスでない限り、なんでも大丈夫です。 がしかし、メーラーには差出人のアドレスを登録した名前に変換して表示される機能があります。

お店のメールとか受け取ると、差出人にアドレスじゃなくて店名が書いてあったりするあれです。

うっかりそこに「たかっち」とか書いてあった日には会社に人はドン引きます。 そこだけはちゃんと確認して、フルネームに変えておいてくださいね。

 

これらの転職・就活メールのマナーに関して、今すぐ実践! 8割の就活生が出来てない9つのメールの常識!(就活の未来さん)こんな就活生は嫌われる!13の失敗例から学ぶメール術(外資就活ドットコムさん)も参考になるとおもいます。

まとめ:転職・就活メールはビジネスメール

転職活動をしたことのある人は、ある程度分かってると思いますが、いわゆる転職とか就活におけるメールは「お堅いメール」であるべきです。

突然ですが、私は「社会人として」という言葉が実は嫌いです。

にもかかわらず、メールマナーについてこういうことを言うのは、面接が「お互いを尊重しあう場所」だと考えているからです。

上から目線で企業が来られると、そんな会社に転職する気も起きなくなりますが、同様に企業も上から目線で来た応募者を取るはずがありません。

へりくだる必要はありません。ただ、その会社に行きたいのなら、真摯な態度で向き合うべきだと思うのです。

今一度、あなたのメールを読み返して、自分の真摯な気持ちが足りているかどうか、確認してみてください。

メールでここまでする意味

たかがメール、されどメール。
伝えたい用件はたった一言で表すことが出来るのに、ここまで気を遣うのは何故か。

それは、あなたが早く希望する企業に採用されたい、転職を成功させたい、その思いを遂げるための可能性を出来る限り高めるためです。

もちろん、不採用となれば、また1から次の企業に対してこのようなメールをまた送りなおすことになります。
それは徐々に心に大きな負担となって来るでしょう。

それを回避するためには出来るだけ早く転職活動を終わらせたい、条件に合う企業に入りたい、そう願うのなら今回のメールの書き方のように、小さなことから少しでも確率を上げていくこと、そして転職活動自体の効率化を考えていきたいところです。


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